為幫助醫(yī)療器械流通企業(yè)更好的應(yīng)對復(fù)雜多變的行業(yè)環(huán)境，抓住發(fā)展機遇，規(guī)范業(yè)務(wù)流程和提高管理水平，埃林哲行業(yè)研究院針對骨科業(yè)務(wù)特點，打造出符合醫(yī)療器械行業(yè)規(guī)范的骨科訂單管理平臺系統(tǒng)，作為埃林哲醫(yī)療器械行業(yè)整體解決方案中業(yè)務(wù)中臺的重要組成部分。
接下來我們從行業(yè)核心需求，平臺功能介紹，典型案例及適用行業(yè)等方面對其進行分析。
行業(yè)核心需求分析
醫(yī)療器械流通企業(yè)首先需要符合國家的質(zhì)量管理規(guī)定；其次，骨科手術(shù)業(yè)務(wù)作為一種細分業(yè)務(wù)場景，又具有其特殊的痛點；主要包含以下兩個方面的需求：
?GSP合規(guī)性要求
合規(guī)不僅是法律合規(guī)，還包括了生產(chǎn)，質(zhì)量等合規(guī)，隨著相關(guān)政策法規(guī)的陸續(xù)出臺，應(yīng)當(dāng)意識到醫(yī)療器械流通企業(yè)在GSP合規(guī)性改造上，需要做很多質(zhì)量相關(guān)的完善與改進工作，他們至少需要在如下方面努力：
- 滿足國家質(zhì)量法規(guī)要求；
- 實現(xiàn)對商品和客商（生產(chǎn)廠家或總代）證照管理、效期提醒及經(jīng)營范圍控制；
- 支持商品批次的全過程監(jiān)督與記錄；
- 對經(jīng)營過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量疑問進行控制
骨科手術(shù)業(yè)務(wù)管理難點
骨科手術(shù)業(yè)務(wù)的實際業(yè)務(wù)處理中，缺乏有效的信息化手段支撐，管理難度大，具體包括如下幾個原因：
1） 訂單管理不規(guī)范
醫(yī)院器械師，每天上午需要跟隨醫(yī)生查看病人情況，了解手術(shù)安排，后面大多時間進行手術(shù)跟臺，沒有集中的時間和設(shè)備進行單據(jù)錄入，大多通過微信群、電話或手寫單據(jù)的形式，將手術(shù)需要使用的耗材、工具等提供給倉庫人員；而且由于器械師不了解實際庫存情況，需要反復(fù)與倉庫人員進行溝通確認。
整個訂單管理流程缺乏記錄、工作效率低、容易因缺件/錯件引發(fā)醫(yī)療事故，為企業(yè)帶來風(fēng)險。
2）人員專業(yè)要求高
骨科高值耗材種類繁多，而且隨著新技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)品也在不斷更新，器械師需要隨時學(xué)習(xí)最新的產(chǎn)品信息和熟悉產(chǎn)品使用，并且承擔(dān)對醫(yī)院工作人員的培訓(xùn)責(zé)任；而且每一臺手術(shù)都需要針對患者具體情況配備對應(yīng)的耗材、工具等，目前線下管理的方式，也提高了對倉儲配貨人員的要求，需要他們能夠高效準(zhǔn)確的完成配貨、發(fā)貨一系列操作；這些都增加了企業(yè)培訓(xùn)投入和用人成本。
3） 庫內(nèi)管理難度高
骨科產(chǎn)品主要分為脊柱、創(chuàng)傷和關(guān)節(jié)三大類，具體植入物有骨釘、鋼板，其中以骨釘管理最為困難，因為實物批號都是刻在骨釘頂端，需要借助放大鏡才能查看，傳統(tǒng)的列表形式不方便查看以及和實物匹配，使得庫內(nèi)的管理水平和效率難以提升。
4） “雙向物流”管理滯后
骨科手術(shù)物流情況為倉庫配貨、揀貨->第三方物流運輸->醫(yī)院器械師簽收->跟臺手術(shù)->寄回倉庫->倉庫簽收并核對消耗，骨科手術(shù)不能精確的定位具體需要哪個規(guī)格的耗材，所以每臺手術(shù)都需要預(yù)備一整套的耗材、工具，以備手術(shù)時使用，最終患者使用的以及醫(yī)院結(jié)算的只是一小部分。目前對于這種出返庫的流程的狀態(tài)追蹤不到位，而且最終返庫結(jié)果是人工核對，缺乏系統(tǒng)管控，容易產(chǎn)生誤差。
5） 組包狀態(tài)追蹤不及時
釘盒、耗材包、工具很多時候是需要反復(fù)使用的，很多時候器械師會選擇不寄回倉庫，以備后續(xù)手術(shù)使用，長期滯留在外會導(dǎo)致丟失的風(fēng)險提高；而且都是通過線下方式進行溝通，倉庫人員不能很清楚的知道實物的情況，盤點核對時也會受到影響。
骨科訂單管理平臺功能
骨科訂單管理平臺主要包括以下功能模塊：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、耗材包、釘盒管理、庫存管理、手術(shù)業(yè)務(wù)管理、工具管理、記錄查詢，并且支持APP端使用，詳細的整體框架圖如下：
圖1.1 骨科訂單平臺整體框架圖
骨科訂單管理平臺的主要處理骨科手術(shù)跟臺業(yè)務(wù)，從器械師在線下單，到部門經(jīng)理審核，倉庫人員配貨及掃碼出庫，手術(shù)結(jié)束返庫結(jié)算，埃林哲梳理出下單、出庫、返庫、結(jié)算、手術(shù)報臺一體的業(yè)務(wù)閉環(huán)，并且打通與后臺ERP系統(tǒng)的對接，同時包括證照校驗、效期校驗和結(jié)算數(shù)量核對等控制。具體詳見下圖所示：
圖1.2 骨科訂單管理平臺手術(shù)業(yè)務(wù)處理流轉(zhuǎn)圖
核心業(yè)務(wù)功能介紹
骨科訂單管理平臺通過以下功能幫助企業(yè)解決管理難題。
?1、在線下單?
系統(tǒng)支持WEB端和APP端兩個入口進行手術(shù)請領(lǐng)單錄入，維護醫(yī)院、手術(shù)類型、手術(shù)部位、配貨倉庫、手術(shù)日期等信息，系統(tǒng)根據(jù)手術(shù)類型跟部位匹配對應(yīng)的耗材包及釘盒，也可以直接套用預(yù)設(shè)好手術(shù)模板；如果手術(shù)需要使用工具，可以創(chuàng)建關(guān)聯(lián)的工具領(lǐng)用單，選擇手術(shù)所需工具。
同時，系統(tǒng)會對公司證照失效、客戶證照失效、商品證照失效、效期失效以及超出經(jīng)營范圍進行校驗，并進行相應(yīng)提示，避免質(zhì)量風(fēng)險。
圖1.3 APP下單界面
2、手術(shù)模版應(yīng)用
在組釘盒、耗材包時可以預(yù)設(shè)對應(yīng)的手術(shù)部位及類型，再按照醫(yī)院/廠家等維度，建立響應(yīng)的手術(shù)模板，在器械師下單，倉庫管理員配貨等環(huán)節(jié)，都可以使用預(yù)設(shè)好的模板。
圖1.4 新建手術(shù)模版
3、釘盒可視化管理
倉庫人員根據(jù)實際釘盒，在系統(tǒng)中建立相應(yīng)的視圖，標(biāo)明每個區(qū)塊包含的骨釘規(guī)格，通過掃碼方式添加骨釘，點擊具體孔位可以查看骨釘?shù)脑敿毿畔ⅲ鹤鴺?biāo)、骨釘編碼、規(guī)格型號、批號、生產(chǎn)日期等。
圖1.5 釘盒組裝界面
實際釘盒并不需要裝滿就可以使用，只需要有手術(shù)所需的規(guī)格即可，在手機端也支持器械師通過列表形式或釘盒視圖查看釘盒實時狀態(tài)。
圖1.6 手機端釘盒預(yù)覽
4、訂單全流程管理
手術(shù)請領(lǐng)單狀態(tài)與倉庫配貨單狀態(tài)實時互動，器械師可以通過移動APP實時查看倉庫的處理進度，并進行簽收操作；倉庫人員在出庫、返庫環(huán)節(jié)均使用掃碼操作，并且出庫環(huán)節(jié)支持整包出庫；返庫操作時，系統(tǒng)支持“掃消耗”和“掃返庫”兩種模式，并生成對應(yīng)的結(jié)算預(yù)覽，確認后系統(tǒng)自動生成結(jié)算單，由商務(wù)人員處理后傳至后臺ERP系統(tǒng)中生成銷售單，完成財務(wù)處理。
圖1.7 返庫結(jié)算預(yù)覽
5、庫存狀態(tài)查詢
倉庫預(yù)組的耗材包、釘盒、工具組等均可以查看當(dāng)前的狀態(tài)，并提供相應(yīng)的明細查詢界面，定位到具體占用的單據(jù)，匹配到每個釘盒具體的持有人。
圖1.8 釘盒狀態(tài)查看
以及可以查看每個批號商品具體的組包數(shù)量、配貨數(shù)量、出庫數(shù)量、待結(jié)算數(shù)量、可供量等細化信息。
圖1.9 庫存明細使用情況查詢
系統(tǒng)還建立了以工具領(lǐng)用->工具領(lǐng)用出庫->工具歸還入庫為核心流程的整個工具管理流程，實現(xiàn)了對工具庫存、手術(shù)領(lǐng)用和經(jīng)銷商借貨的管理。
圖1.10 工具管理流程
骨科訂單管理平臺收益
基于醫(yī)療器械行業(yè)特色搭建的業(yè)務(wù)中臺-骨科訂單管理平臺，在符合行業(yè)要求的前提下，能夠更好的適應(yīng)骨科手術(shù)業(yè)務(wù)的實際業(yè)務(wù)處理，主要具備的優(yōu)點和為企業(yè)帶來的收益如下：
? 快捷的APP下單
器械師原本需要在每周、每月集中2小時左右補錄單據(jù)，由于距離手術(shù)日期較久遠，容易導(dǎo)致一些信息錯誤，現(xiàn)在可以全天隨時隨地下單，以及手機APP還支持查看庫存商品信息，提高對醫(yī)院的服務(wù)水平，下單可用時間提升80%以上，數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性也得到保證。
倉庫人員也可以完全按照系統(tǒng)既定流程操作，部門內(nèi)分工以及部門間銜接明確，倉庫人員上手時間降低到1周內(nèi)。
? 高效的掃碼功能
減少商品信息手工錄入，支持掃碼識別、整包出庫、釘盒可視化等，都提高了庫內(nèi)工作的處理效率，相應(yīng)的工作時間可以減少70%以上；結(jié)合釘盒的可視化界面，也大大提高了倉庫核對效率和準(zhǔn)確性；符合《醫(yī)療器械唯一標(biāo)識系統(tǒng)規(guī)則》對醫(yī)療器械行業(yè)的要求。
? 支持與ERP系統(tǒng)無縫對接
打通基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、庫存信息和結(jié)算單據(jù)等接口，提高系統(tǒng)集成程度，數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)中臺與ERP后臺的數(shù)據(jù)互通，既加強了骨科訂單管理平臺對質(zhì)量合規(guī)的管理，也避免了需要在兩個系統(tǒng)重復(fù)錄單的工作，減少了人工制單的出錯率。
? 完全符合GSP法規(guī)要求
對于GSP法規(guī)對客商證照的要求，客商經(jīng)營范圍的要求及商品證照的要求等，骨科業(yè)務(wù)管理平臺提供了完整的合規(guī)性控制和處理。
? 業(yè)務(wù)全程可追溯，降低醫(yī)療事故風(fēng)險
手術(shù)請領(lǐng)單、手術(shù)配貨單、手術(shù)結(jié)算單和ERP銷售單都會記錄原始需求來源，以及每個操作環(huán)節(jié)的操作人信息，并且系統(tǒng)會在各個環(huán)節(jié)進行必要的業(yè)務(wù)管控；方便定期的單據(jù)查詢、跟蹤、追溯，保證單據(jù)間的對應(yīng)關(guān)系清晰可查，對賬效率提高25%；并且在遇到醫(yī)療事故時，能夠更好的定位問題根源，減少企業(yè)運營風(fēng)險。
典型案例及適用對象
典型案例：
中國醫(yī)療器械有限公司(CMDC,簡稱“國藥器械”)，始建于1966年，隸屬于國藥集團，是其醫(yī)療器械板塊的主力軍。國藥器械有分子公司200多家，年銷售額300多億，產(chǎn)品覆蓋醫(yī)療器械所有領(lǐng)域，同時也是國內(nèi)最大的醫(yī)療器械商業(yè)流通企業(yè)。
埃林哲幫助國藥器械打通了供應(yīng)鏈和財務(wù)前后端的管理，建立了以ERP系統(tǒng)為核心的統(tǒng)一信息化管理平臺，實現(xiàn)了從業(yè)務(wù)到財務(wù)一體化的管理，并且全面符合質(zhì)量合規(guī)要求。截止2019年底已經(jīng)推廣200多家分子公司，實現(xiàn)集團全覆蓋。
在此基礎(chǔ)上，國藥器械開始加強業(yè)務(wù)運營精細化管理，骨科業(yè)務(wù)訂單管理平臺就是埃林哲為其全新打造的業(yè)務(wù)中臺系統(tǒng)之一，系統(tǒng)上線后，幫助國藥器械實現(xiàn)骨科業(yè)務(wù)全流程精細化管理，打通與ERP系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、規(guī)范了業(yè)務(wù)訂單數(shù)據(jù)以及提高了庫內(nèi)操作效率。
適用對象:?
所有具有手術(shù)跟臺業(yè)務(wù)、需要實現(xiàn)庫內(nèi)掃碼管理的醫(yī)療器械流通企業(yè)。
滬公網(wǎng)安備：31010502004192號
